Waarom een zakelijke kennisbank je beste supportmedewerker is
Veel ondernemers merken dat dezelfde klantvragen steeds terugkomen. Denk aan facturen, levertijden, contractvoorwaarden of het gebruik van een dienst. Een zakelijke kennisbank kan deze herhaalvragen opvangen, zonder dat je direct hoeft te investeren in dure, complexe software. Het resultaat is minder druk op je klantenservice en een professionelere uitstraling richting je klanten.
Een kennisbank is niets anders dan een gestructureerde online omgeving waarin je uitleg, handleidingen en veelgestelde vragen verzamelt. Juist voor kleinere bedrijven en zzp’ers biedt dit kansen: je maakt je bedrijfskennis schaalbaar en altijd beschikbaar.
De basis: welke informatie hoort in een zakelijke kennisbank
Voordat je aan tools of techniek denkt, bepaal je eerst welke informatie voor je klanten echt belangrijk is. Start met de vragen die jij of je collega’s het vaakst krijgen. Noteer deze gedurende twee tot drie weken en rangschik ze vervolgens op thema. Zo ontstaat vanzelf een logische structuur voor je kennisbank.
Voor veel zakelijke dienstverleners zijn er terugkerende categorieën. Denk aan praktische informatie over facturatie, betalingen en contracten. Daarnaast is er vaak behoefte aan heldere uitleg over hoe je dienst of product precies werkt. Tot slot kun je klanten helpen met tips om meer rendement uit jouw oplossing te halen, bijvoorbeeld met stappenplannen of korte tutorials.
Documenteer in begrijpelijke, zakelijke taal
Zakelijke informatie is snel doorspekt met jargon. In een kennisbank wil je dat juist vermijden. Schrijf je artikelen alsof je ze uitlegt aan een nieuwe klant die jouw vakgebied nog niet volledig kent. Eén onderwerp per artikel werkt daarbij het beste. Zo kunnen klanten snel scannen en vinden wat ze nodig hebben, zonder lange lappen tekst door te moeten nemen.
Tools om een kennisbank te bouwen zonder grote investering
Je hebt geen duur supportsysteem nodig om een zakelijke kennisbank op te zetten. Veel ondernemers beginnen eenvoudig via hun bestaande website. Met een aparte pagina voor veelgestelde vragen en een sectie met kennisartikelen heb je vaak al een goed begin. Zorg er wel voor dat deze sectie via het hoofdmenu bereikbaar is, zodat klanten de kennisbank intuïtief kunnen vinden.
Daarnaast kun je gebruikmaken van simpele contentmanagementsystemen die je al in je bedrijf hebt. Denk aan een intranet dat je deels openbaar maakt, of een blogfunctie die je inzet voor thematische uitleg. Het belangrijkste is dat je structuur logisch is en informatie makkelijk doorzoekbaar blijft.
Zo houd je je kennisbank actueel en waardevol
Een zakelijke kennisbank is nooit af. Plan daarom vaste momenten in om artikelen te controleren en aan te vullen. Komen er nieuwe diensten bij, veranderen je tarieven of je algemene voorwaarden, dan hoort dat direct een plek te krijgen in je kennisbank. Vraag je supportmedewerkers of accountmanagers bovendien regelmatig welke nieuwe vragen zij ontvangen. Dat zijn vaak de beste onderwerpen voor nieuwe artikelen.
Door je kennisbank stap voor stap uit te breiden, bouw je een waardevolle informatiebron op voor klanten. Tegelijkertijd maak je jouw bedrijf schaalbaarder, omdat je minder afhankelijk bent van individuele medewerkers voor het beantwoorden van steeds terugkerende vragen.
