Wat is een aanbesteding en waarom is het interessant voor jou
Een aanbesteding is een officiële procedure waarmee overheden en grote organisaties opdrachten in de markt zetten. Als zzp'er of mkb'er kun je via aanbestedingen toegang krijgen tot interessante, vaak meerjarige opdrachten met een betrouwbare opdrachtgever. Het belangrijkste is dat je leert hoe je de regels leest, of de opdracht bij jouw bedrijf past en hoe je een overtuigende inschrijving indient.
Past deze aanbesteding bij jouw bedrijf
Voordat je begint met inschrijven, moet je bepalen of de aanbesteding echt bij jouw diensten en capaciteit past. Bekijk de omvang van de opdracht, de looptijd, de gevraagde expertise en of je de gevraagde referentieprojecten hebt. Controleer ook of je de risico's kunt dragen, bijvoorbeeld bij betalingscondities of aansprakelijkheid. Als het nét te groot is, kun je overwegen om samen te werken in een combinatie of met onderaannemers.
De aanbestedingsstukken goed lezen en begrijpen
Alle cruciale informatie staat in de aanbestedingsstukken. Dit zijn onder meer de aankondiging, het beschrijvend document, het programma van eisen en de selectie en gunningscriteria. Neem de tijd om deze documenten volledig te lezen, want kleine details kunnen het verschil maken tussen uitsluiting en een geldige inschrijving.
Let op eisen, wensen en beoordelingscriteria
Maak voor jezelf een overzicht van alle harde eisen waaraan je moet voldoen, zoals omzetcriteria, certificeringen, referenties en verzekeringen. Noteer ook de wensen en gunningscriteria. Dit zijn de onderdelen waarop je punten kunt scoren, bijvoorbeeld kwaliteit van dienstverlening, plan van aanpak, duurzaamheid of prijs. Richt je inschrijving vooral op deze punten, want hier win je het van je concurrenten.
Strategische keuzes over prijs en kwaliteit
In een aanbesteding draait het bijna altijd om de beste prijs kwaliteitverhouding. Dat betekent dat alleen de laagste prijs bieden zelden voldoende is. Je moet begrijpen hoe de gunningssystematiek werkt en hoe de punten voor prijs en kwaliteit worden berekend. Pas daarna kun je een bewuste keuze maken over jouw tarief en de mate van extra kwaliteit die je aanbiedt.
Bereken je prijs en onderbouw je aanbod
Maak een realistische kostprijsberekening, inclusief je uren, overhead, risico en eventuele partners. Bepaal een minimumprijs waar je niet onder wilt gaan om gezond te blijven ondernemen. Onderbouw in je inschrijving waarom jouw prijs past bij de geboden kwaliteit, bijvoorbeeld door efficiëntie, ervaring of slimme werkmethoden. Een geloofwaardige, goed onderbouwde prijs vergroot je kans op gunning.
Een sterk plan van aanpak schrijven
Bij veel aanbestedingen is het plan van aanpak het meest bepalende document. Hierin laat je zien hoe jij de opdracht concreet gaat uitvoeren. De opdrachtgever wil risico's beperken en duidelijk zien dat jij de klus beheerst, afspraken nakomt en problemen voorkomt of oplost.
Schrijf concreet, toon bewijs en houd je aan de vraag
Beantwoord elke vraag uit de aanbestedingsstukken direct en volledig. Schrijf concreet, met stappen, planning, verantwoordelijkheden en voorbeelden uit eerdere opdrachten. Vermijd vage termen en marketingtaal. Gebruik taal die de opdrachtgever begrijpt en sluit aan op zijn doelen en problemen. Controleer tot slot strikt of je alle gevraagde documenten, formulieren, handtekeningen en bijlagen hebt toegevoegd en op tijd hebt ingediend via het juiste digitale platform.
