De betekenis van 'out of office'
De term ‘out of office’ wordt vaak gebruikt binnen zakelijke omgevingen om aan te geven dat iemand tijdelijk niet beschikbaar is via e-mail. Het gaat hierbij om een automatische e-mailmelding die je instelt wanneer je afwezig bent, bijvoorbeeld door vakantie, ziekte of een externe afspraak. De boodschap laat de ontvanger weten wanneer je weer terug bent en wie er eventueel te benaderen is bij dringende zaken.
Waarom is een out of office belangrijk?
Een goede out of office voorkomt onduidelijkheid en frustratie bij mensen die contact met je proberen op te nemen. In professionele omgevingen wordt er vaak snel gereageerd, en als dat ineens niet gebeurt zonder uitleg, kan dat leiden tot verwarring of zelfs verlies van vertrouwen. Door vooraf te laten weten dat je tijdelijk niet beschikbaar bent, geef je duidelijkheid en blijf je professioneel overkomen.
Hoe stel je een out of office in?
Op Microsoft Outlook
Open Outlook, ga naar 'Bestand', kies 'Automatische antwoorden' en selecteer ‘Automatische antwoorden verzenden’. Je kunt vervolgens instellen in welke periode je de melding wilt activeren en wat de inhoud van je bericht is. Vergeet niet om zowel voor interne als externe contacten een bericht te schrijven.
In Gmail
Ga naar Instellingen (het tandwielicoon), klik op 'Alle instellingen bekijken', scroll omlaag naar het kopje 'Vakantiebericht'. Hier kun je de tijdsperiode instellen en het bericht invoeren dat verstuurd wordt tijdens je afwezigheid. Vergeet niet op 'Wijzigingen opslaan' te klikken wanneer je klaar bent.
Wat zet je in een out of office bericht?
Een effectieve out of office bevat doorgaans een korte uitleg van je afwezigheid, de periode waarin je niet bereikbaar bent, en indien nodig, contactgegevens van een collega of teamlid dat je vervangt. Houd het professioneel en vriendelijk. Vermijd te veel details over de reden van je afwezigheid — een simpele melding is genoeg.
Voorbeeld van een professioneel out of office bericht
Bedankt voor je bericht. Op dit moment ben ik afwezig tot en met [datum] en heb ik beperkte toegang tot mijn e-mail. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam collega] via [e-mailadres]. Ik zal je bericht zo snel mogelijk beantwoorden na mijn terugkeer.
Met vriendelijke groet,
[Jouw naam]
Veelvoorkomende fouten bij out of office meldingen
Een veel gemaakte fout is het vergeten terug te schakelen nadat je weer beschikbaar bent. Dat leidt tot verwarring bij mensen die nog steeds het afwezigheidsbericht ontvangen. Zorg er dus voor dat je de einddatum goed instelt of handmatig de melding uitzet zodra je terug bent. Ook is het onverstandig om al te persoonlijke details te delen of een boodschap zonder contactinformatie voor vertegenwoordiging achter te laten.
Tot slot
Een goede out of office is professioneel, duidelijk en klantgericht. Door deze correct in te stellen en zorgvuldig te formuleren, zorg je voor duidelijkheid binnen je zakelijke communicatie en blijf je betrouwbaar overkomen, zelfs wanneer je afwezig bent. Het is een essentieel onderdeel van een goede zakelijke e-mail etiquette.
