Waarom een btw-nummer opzoeken?
Een btw-nummer is essentieel voor zakelijke transacties, zowel nationaal als internationaal. Als ondernemer wil je er zeker van zijn dat je zaken doet met een betrouwbare partij. Daarbij kan het controleren van een btw-nummer helpen om fraude te voorkomen en te garanderen dat je de juiste informatie op je facturen vermeldt. Daarnaast is het verplicht om het btw-nummer van bijvoorbeeld je leveranciers op je administratie te vermelden wanneer er sprake is van een btw-verlegging.
Waar vind je het btw-nummer van een bedrijf?
In Nederland kun je het btw-nummer van bedrijven op verschillende manieren achterhalen. De eerste stap is om te kijken of het op de website van het bedrijf zelf staat. Veel bedrijven vermelden hun btw-nummer in de footer van hun website of op de contactpagina. Daarnaast kun je ook facturen of offertes raadplegen, waar het btw-nummer wettelijk op moet staan.
Gebruik maken van VIES
Voor Europese bedrijven kun je gebruik maken van het VIES-systeem (VAT Information Exchange System) van de Europese Unie. Op deze website kun je het btw-nummer invoeren en controleren of het geldig is. Het systeem geeft ook aan of het nummer gekoppeld is aan het opgegeven bedrijf. Hierdoor weet je meteen of je met een legitieme onderneming te maken hebt.
Zoekopdrachten via de Kamer van Koophandel
In Nederland is de Kamer van Koophandel (KvK) een betrouwbare bron. Hoewel het btw-nummer zelf niet meer in het Handelsregister vermeld staat vanwege privacywetgeving, kun je via de opgegeven KvK-gegevens contact opnemen met het bedrijf om het nummer op te vragen. Je kunt ook nog steeds het KvK-nummer gebruiken om andere gegevens te verifiëren, zoals adres en bedrijfsnaam.
Hoe controleer je de juistheid van een btw-nummer?
Zoals eerder genoemd, is het VIES-systeem een uitstekende manier om btw-nummers van Europese bedrijven te controleren. In Nederland kan de Belastingdienst je ook ondersteunen bij het controleren van binnenlandse btw-nummers. Het is belangrijk om regelmatig te controleren of een btw-nummer nog geldig is, want bedrijven kunnen hun btw-nummer wijzigen in het geval van fusies, splitsingen of rechtsvormwijzigingen.
Wat als je een ongeldig btw-nummer gebruikt?
Wanneer je een ongeldig btw-nummer op je factuur gebruikt of ontvangt, brengt dit fiscale risico’s met zich mee. Je kunt dan bijvoorbeeld geen aanspraak maken op btw-aftrek. Daarnaast kun je een boete krijgen van de Belastingdienst als blijkt dat je onjuiste gegevens hebt verwerkt. Zorg er daarom altijd voor dat het btw-nummer klopt en controleer dit regelmatig, vooral bij nieuwe klanten of leveranciers.
Tot slot
Het opzoeken en controleren van een btw-nummer is een kleine moeite, maar voorkomt veel problemen. Door gebruik te maken van betrouwbare bronnen zoals websites van bedrijven, het VIES-systeem of de KvK, houd je je administratie correct en blijf je voldoen aan de fiscale verplichtingen. Zorg dat je altijd werkt met juiste en actuele gegevens, en voorkom zo vervelende consequenties bij een eventuele belastingcontrole.
