Inleiding
Veel zelfstandige ondernemers vragen zich af hoe lang zij hun administratie moeten bewaren. Dit is een belangrijke vraag, omdat het niet naleven van de bewaarplicht kan leiden tot problemen bij bijvoorbeeld een belastingcontrole. In dit artikel leggen we uit wat de wettelijke eisen zijn, welke documenten je precies moet bewaren en hoe je dit het beste kunt organiseren als zzp'er.
Wat zegt de wet over de bewaartermijn?
Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Deze termijn is vastgelegd in de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Voor vastgoed gerelateerde gegevens geldt soms een langere bewaarplicht van 10 jaar. De Belastingdienst kan in deze periode jouw administratie opvragen voor controles of navorderingen.
Wat valt er onder administratie?
Onder administratie vallen alle gegevens die voor de belastingheffing van belang zijn. Denk hierbij aan facturen, offertes, contracten, jaarrekeningen en bankafschriften. Ook digitale gegevens zoals e-mails met afspraken of bonnetjes die je digitaal hebt opgeslagen, vallen hieronder. Het is belangrijk dat je deze administratie zodanig ordent dat de gegevens eenvoudig te controleren zijn.
Uitzonderingen op de bewaartermijn
Voor bepaalde informatie kan een afwijkende bewaartermijn gelden. Bijvoorbeeld bij onroerend goed. Als je als zzp'er investeert in bedrijfspanden, dan moet je gegevens hierover soms 10 jaar bewaren in verband met de btw-herzieningsregels. Ook gegevens die te maken hebben met langlopende verplichtingen of investeringen kunnen een langere bewaartermijn eisen.
Hoe kun je administratie het beste bewaren?
Je mag je administratie zowel fysiek als digitaal bewaren, zolang de gegevens maar volledig, juist en goed controleerbaar zijn. Voor veel zzp'ers is het aan te raden om een scan of kopie van fysieke documenten te maken en deze digitaal op te slaan. Zorg er daarbij voor dat je een goede back-up maakt en dat de bestanden goed georganiseerd zijn, bijvoorbeeld op basis van jaren of type document.
Wat gebeurt er bij een controle van de Belastingdienst?
Als de Belastingdienst een controle uitvoert, verwachten zij dat jij je administratie snel en volledig kunt aanleveren. Kun jij dit niet, omdat bijvoorbeeld bepaalde documenten ontbreken of beschadigd zijn, dan kan dit leiden tot correcties of zelfs boetes. Goed georganiseerde en opgeslagen administratie maakt een controle doorgaans eenvoudiger en minder stressvol.
Conclusie
Als zzp'er ben je verplicht om je administratie minimaal zeven jaar te bewaren, en in sommige gevallen zelfs tien jaar. Dit geldt voor zowel fysieke als digitale documenten. Door je administratie goed op orde te houden, voldoe je niet alleen aan de wettelijke verplichtingen, maar ben je ook beter voorbereid op een eventuele belastingcontrole. Zorg daarom voor een duidelijk systeem en maak regelmatig back-ups, zodat je altijd toegang hebt tot je gegevens wanneer dat nodig is.
