Wat zijn incassokosten?
Incassokosten zijn de kosten die een schuldeiser maakt om een openstaande vordering te innen nadat een klant of debiteur niet op tijd heeft betaald. Dit wordt vaak uitbesteed aan een incassobureau. Heeft een klant bijvoorbeeld een factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn voldaan en reageert hij ook niet op herinneringen, dan kan de schuldeiser besluiten om incassokosten in rekening te brengen.
Wanneer mag je incassokosten rekenen?
Incassokosten mogen pas worden gerekend nadat er een zogenaamde 'veertiendagenbrief' is verstuurd. Hiermee wordt de debiteur een laatste kans gegeven om de factuur zonder bijkomende kosten te betalen. Deze herinnering moet duidelijk vermelden dat de schuldeiser bij uitblijven van betaling binnen 14 dagen incassokosten mag rekenen. Pas na het verstrijken van deze termijn zijn incassokosten wettelijk toegestaan.
Wettelijke regels voor consumenten
Voor consumenten gelden vaste regels wat betreft de hoogte van incassokosten. Deze zijn opgenomen in de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). De maximale incassokosten bedragen een percentage van het openstaande bedrag. Bijvoorbeeld: bij een schuld van € 500 mogen maximaal € 37,50 aan incassokosten worden gerekend. Dit percentage loopt op bij hogere bedragen, maar kent ook een minimumbedrag van € 40.
Zakelijke klanten en incassokosten
Voor zakelijke klanten liggen de regels minder vast. Partijen mogen onderling afspraken maken over de hoogte van incassokosten, bijvoorbeeld via de algemene voorwaarden. Als hierover niets is afgesproken, dan kan een schuldeiser zich alsnog beroepen op de wettelijke regeling. In dat geval gelden dezelfde maxima als bij consumenten, maar het is raadzaam om duidelijke afspraken te maken en deze schriftelijk vast te leggen.
Incassokosten voorkomen
Het is zowel voor bedrijven als klanten vervelend wanneer incassokosten moeten worden gerekend. Voor bedrijven betekent het administratieve handelingen en mogelijk een verstoorde relatie met de klant. Voor klanten zijn de extra kosten een onaangename verrassing. Door duidelijke betaaltermijnen te hanteren, tijdig te communiceren en in sommige gevallen betalingsregelingen aan te bieden, kunnen incassotrajecten vaak worden voorkomen.
Praktische tips voor ondernemers
Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden up-to-date zijn en concreet aangeven wanneer en hoe incassokosten worden berekend. Maak ook gebruik van automatische herinneringen bij openstaande facturen en stuur op tijd de formele sommatie met de wettelijke termijn van 14 dagen. Door deze stappen zorgvuldig te volgen, voldoe je aan de regelgeving en vergroot je de kans op tijdige betaling zonder juridische stappen.
