Wat is een factuur?
Een factuur is een officieel document dat een verkoper naar een klant stuurt, waarin staat wat er geleverd is, hoeveel het kost en hoeveel btw in rekening is gebracht. Facturen zijn essentieel voor de administratie van je bedrijf en worden gebruikt voor het bijhouden van inkomsten en uitgaven. Zowel voor de belastingdienst als voor je eigen financiële overzicht is een correcte factuur noodzakelijk.
Waarom is een factuur belangrijk in de zakelijke wereld?
Voor ondernemers en bedrijven zijn facturen van groot belang vanwege de wetgeving rondom belastingen. Ze dienen als bewijsstukken bij belastingaangiftes, btw-verrekeningen en het controleren van inkomsten. Daarnaast is het voor je eigen administratie belangrijk om overzicht te houden in je debiteuren en te weten welke klanten nog moeten betalen. Een duidelijke en volledige factuur voorkomt misverstanden en versnelt de betaling.
Wat zijn de verplichte elementen op een factuur?
Naam en adresgegevens
Op elke factuur moeten de naam en het adres staan van zowel de leverancier (jij als ondernemer) als de afnemer (de klant). Dit hoeft niet het volledige postadres te zijn, maar ten minste het vestigingsadres. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
Je btw-nummer
Als je ondernemer bent en btw in rekening brengt, moet je btw-identificatienummer op de factuur vermeld staan. Dit nummer ontvang je van de belastingdienst zodra je als btw-plichtige ondernemer bent geregistreerd.
KvK-nummer
Wanneer je een onderneming hebt die is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, moet je het KvK-nummer op de factuur vermelden.
Factuurnummer en factuurdatum
Elke factuur dient een uniek volgnummer te hebben, zodat deze makkelijk te traceren is. Ook de factuurdatum, oftewel de datum waarop de factuur is opgesteld, moet worden opgenomen.
Omschrijving van de geleverde dienst of goederen
Een duidelijke omschrijving van de producten of diensten die geleverd zijn, inclusief de datum waarop deze prestaties zijn geleverd, is verplicht. Dit zorgt niet alleen voor transparantie, maar voorkomt ook discussie achteraf.
Het bedrag exclusief en inclusief btw
Je bent verplicht om het bedrag van de geleverde dienst of goederen exclusief en inclusief btw te vermelden. Ook het btw-percentage moet worden aangegeven. Als er meerdere tarieven gelden voor verschillende producten of diensten, moet je deze gespecificeerd vermelden op de factuur.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zakelijke facturen moet je minimaal zeven jaar bewaren voor de belastingdienst. Voor vastgoedfacturen is dit zelfs tien jaar. Een digitale administratie waarin facturen goed gearchiveerd zijn, helpt om aan deze verplichtingen te voldoen.
Digitale facturen en automatisering
Steeds meer ondernemers kiezen voor digitale facturatie. Met boekhoudsoftware kun je snel en overzichtelijk facturen opstellen, versturen en opvolgen. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten. Let er wel op dat ook digitale facturen aan alle wettelijke eisen moeten voldoen.
Boetes bij onjuiste facturen
Als je facturen uitstuurt die niet aan de verplichtingen voldoen, kan dit sancties opleveren vanuit de belastingdienst. De administratie wordt dan als onvolledig gezien, wat kan leiden tot naheffingen of boetes.
Een correcte factuur is essentieel
Een correcte factuur is meer dan een formaliteit. Het is een juridisch document dat dient als bewijs van jouw levering en de betaling door de klant. Door alle verplichte onderdelen op je factuur te vermelden en je administratie goed bij te houden, voldoe je aan de wetgeving en houd je grip op je financiële situatie.
