Wat zijn bedrijfskosten precies?
Bedrijfskosten zijn alle kosten die je als ondernemer maakt om jouw bedrijf draaiende te houden. Denk hierbij aan kosten voor je kantoor, administratie, personeel of marketing. Deze kosten zijn van groot belang, omdat ze direct invloed hebben op je winst en dus op hoeveel belasting je moet betalen. Door bedrijfskosten goed bij te houden en op de juiste manier af te trekken, kun je jouw belastingdruk aanzienlijk verlagen.
Voorwaarden voor aftrekbare bedrijfskosten
Niet elke uitgave kwalificeert automatisch als bedrijfskost. De Belastingdienst stelt een aantal voorwaarden. De kosten moeten noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het bedrijf en moeten binnen redelijke grenzen blijven. Ook moeten de kosten goed vastgelegd zijn. Dit kan bijvoorbeeld in een bonnetje of factuur. Als je niet kunt aantonen dat de kosten zakelijk zijn, kun je ze niet aftrekken.
Zakelijk versus privégebruik
Een belangrijk criterium voor aftrekbaarheid is of de kosten zakelijk zijn of (gedeeltelijk) privé. Als je een laptop zowel zakelijk als privé gebruikt, mag je slechts een deel van de kosten aftrekken. Alleen het zakelijke gedeelte komt in aanmerking. Hetzelfde geldt voor telefoonkosten of autokosten als je deze ook privé gebruikt.
Voorbeelden van aftrekbare kosten
Voorbeelden van kosten die je meestal mag aftrekken zijn kantoorhuur, zakelijke reiskosten, vakliteratuur, cursussen en representatiekosten. Let op dat er voor sommige categorieën beperkingen zijn. Reiskosten met het openbaar vervoer zijn bijvoorbeeld volledig aftrekbaar, maar voor representatiekosten zoals etentjes geldt een drempel voordat je ze mag aftrekken.
Investeringen en afschrijvingen
Dure aankopen zoals machines of computers die langer dan een jaar meegaan, worden niet in één keer als kost geboekt. In plaats daarvan schrijf je deze uitgaven af over meerdere jaren. Dit betekent dat je elk jaar een deel van de uitgave mag aftrekken van je winst. Dit helpt om de kosten te spreiden en zorgt voor een realistischer beeld van je bedrijfsresultaat.
Hoe voer je bedrijfskosten op bij de belastingaangifte?
Bij het doen van je aangifte inkomstenbelasting vul je in welk deel van je inkomsten winst is. Je mag hier je bedrijfskosten vanaf trekken. Het is belangrijk om een goede administratie bij te houden waarin je uitgaven netjes gesorteerd zijn. Dit maakt het eenvoudiger om je belastingaangifte correct in te vullen en voorkomt problemen mocht de Belastingdienst je administratie willen controleren.
Tijdige en juiste verwerking
Het is verstandig om regelmatig je kosten bij te houden en deze direct in je administratie te verwerken. Hierdoor voorkom je dat je uitgaven vergeet of verkeerd boekt. Online boekhoudtools kunnen hierbij helpen. Die maken het eenvoudiger om overzicht te houden en sluiten vaak automatisch aan op de eisen van de Belastingdienst.
