Waarom een goede afsluiting belangrijk is
Een zakelijke e-mail is vaak het eerste of enige contactmoment met een klant, collega of zakelijke relatie. Niet alleen de inhoud van de e-mail weegt zwaar mee, ook hoe je de e-mail afsluit bepaalt de professionele indruk die je achterlaat. Een slordige of te informele afsluiting kan een verkeerde indruk wekken, terwijl een nette, correcte afsluiting juist vertrouwen en professionaliteit uitstraalt.
Veelgebruikte zakelijke afsluitingen
In zakelijke correspondentie zijn er enkele veelgebruikte manieren om een e-mail professioneel af te sluiten. Welke het meest geschikt is, hangt af van de relatie die je hebt met de ontvanger en de tone of voice van het bericht. Veelvoorkomende afsluitingen zijn onder andere 'Met vriendelijke groet', 'Hoogachtend', en 'Hartelijke groet'.
Met vriendelijke groet
Deze afsluiting is het meest neutraal en wereldwijd geaccepteerd in zakelijke communicatie. Het is beleefd, maar niet overdreven formeel. Je kunt het gebruiken voor zowel interne als externe communicatie, bijvoorbeeld naar klanten, leveranciers of collega’s.
Hoogachtend
Deze afsluiting gebruik je doorgaans in formele omstandigheden. Denk aan correspondentie met officiële instanties of wanneer je nog nooit eerder contact hebt gehad met de ontvanger. Het straalt respect en afstandelijkheid uit, maar kan in sommige sectoren juist gepast zijn.
Hartelijke groet
Deze vorm is iets informeler, en past goed bij een langdurige klantrelatie of contact met iemand waarmee je al meerdere keren hebt samengewerkt. Het behoudt een professionele toon, maar brengt ook een persoonlijke noot met zich mee.
Wat je beter niet kunt doen
Sluit zakelijke e-mails niet af met afsluitingen als 'Groetjes', 'Doei' of volledig zonder afsluiting. Deze zijn te informeel en kunnen onprofessioneel overkomen. Vermijd ook afsluitingen als 'Fijne dag' zonder je naam eronder; dat maakt de e-mail onpersoonlijk en onafgerond.
Naam en contactgegevens onder je afsluiting
Sluit een zakelijke e-mail altijd af met je volledige naam, functie en indien relevant ook je bedrijfsnaam en contactinformatie. Dit maakt het voor de ontvanger duidelijk wie je bent en hoe je bereikt kan worden. Veel bedrijven kiezen ervoor om dit standaard in een e-mailhandtekening te verwerken, zodat alle communicatie consistent blijft.
De context bepaalt de juiste afsluiting
Het kiezen van de juiste afsluiting hangt sterk af van de context van het bericht. Een offerte-aanvraag bij een onbekend bedrijf vraagt om een formelere afsluiting dan een korte bevestiging naar een vaste klant. Zorg dat je altijd denkt aan wie de ontvanger is en pas daarop jouw afsluiting aan.
Laat een goede indruk achter
Een e-mailcorrect afsluiten is een kleine moeite, maar maakt een groot verschil in hoe professioneel je overkomt. Zeker in de zakelijke wereld, waar schriftelijke communicatie vaak nog belangrijker is dan mondelinge afspraken, telt elk woord. Door bewust om te gaan met je afsluiting, geef je duidelijkheid, straal je betrokkenheid uit en versterk je jouw professionele imago.
