Wanneer bedrijven nadenken over IT-kosten, richten ze zich meestal op de aanschafprijzen van laptops, servers en andere apparatuur. Maar er is een veel grotere kostenpost die vaak over het hoofd wordt gezien: de financiële impact van slecht hardwarebeheer. Verloren apparaten, onduidelijke lifecycles, inefficiënte processen en gebrek aan overzicht leiden tot aanzienlijke verliezen die zich jaar na jaar opstapelen. Deze verborgen kosten vreten stilletjes aan het IT-budget en zorgen voor onnodige uitgaven die met betere organisatie volledig voorkomen hadden kunnen worden.
Het probleem is dat deze kosten vaak niet in één keer zichtbaar zijn, maar verspreid over verschillende afdelingen en momenten. Een laptop die niet wordt teruggevonden hier, een te late vervanging daar, dubbele aanschaf van apparatuur elders. Organisaties die hun IT-assets professioneel beheren met een platform zoals D-atz ontdekken al snel hoeveel geld ze jarenlang hebben verspild aan inefficiënt hardwarebeheer. De investering in goed asset management betaalt zichzelf vaak al binnen het eerste jaar terug.
Verloren en gestolen apparatuur
Een van de meest directe verborgen kosten is apparatuur die simpelweg verdwijnt. Medewerkers vertrekken en leveren hun laptop niet in, apparaten raken zoek bij verhuizingen, of niemand weet meer waar die tien monitors zijn gebleven die vorig jaar zijn aangeschaft. Zonder goed tracking systeem blijven deze apparaten spoorloos, terwijl er nieuwe worden aangeschaft. Bij gemiddelde laptopkosten van duizend euro of meer, kan dit al snel tienduizenden euro's per jaar kosten.
Te vroege of te late vervanging
Zonder inzicht in de levenscyclus van apparatuur worden devices vaak te vroeg vervangen, wat kapitaalverspilling oplevert, of juist te laat, waardoor medewerkers worstelen met trage, onbetrouwbare apparatuur. Dit laatste leidt tot productiviteitsverlies, IT-supportkosten en frustratie. Een goed lifecycle management systeem zorgt ervoor dat apparaten precies op het juiste moment worden vervangen, waardoor je maximale waarde haalt uit elke investering.
Inefficiënte onboarding en offboarding
Wanneer nieuwe medewerkers starten of vertrekken, kost het zonder goed systeem veel tijd om apparatuur te regelen, configureren en weer in te nemen. IT-medewerkers besteden uren aan handmatig zoeken naar beschikbare laptops, controleren van inventaris en administratie bijwerken. Deze arbeidskosten stapelen zich op en leiden tot vertragingen in onboarding, wat de productiviteit van nieuwe medewerkers beïnvloedt.
Dubbele aanschaf en overschotten
Gebrek aan overzicht leidt regelmatig tot dubbele aanschaf. Afdelingen bestellen nieuwe apparatuur terwijl er nog bruikbare devices in het magazijn liggen. Of er worden licenties gekocht voor software die al beschikbaar is. Deze onnodige uitgaven zijn direct te voorkomen met goed inzicht in je assets.
Compliance boetes en audit-kosten
Slecht hardwarebeheer kan ook leiden tot non-compliance met wet- en regelgeving, wat resulteert in boetes. Daarnaast kosten audits veel meer tijd en geld wanneer de administratie rommelig is.
De verborgen kosten van slecht IT-hardwarebeheer zijn aanzienlijk en structureel. Investeren in professioneel asset management is niet alleen verstandig, maar essentieel voor kostenbeheersing.
