Als ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratie een bepaalde tijd te bewaren. Maar hoe lang precies? Het korte antwoord van de Belastingdienst is duidelijk: je moet je zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt een langere termijn van 10 jaar.
De bewaarplicht van 7 jaar uitgelegd
De standaardtermijn van 7 jaar geldt voor de zogeheten basisgegevens van je administratie. De termijn begint te lopen vanaf het einde van het boekjaar waarop de gegevens betrekking hebben. De administratie over boekjaar 2025 bewaar je dus tot eind 2032. Zo kan de Belastingdienst bij een controle altijd terugkijken op de afgelopen jaren.
Welke basisgegevens vallen hieronder
Tot de basisgegevens horen onder andere je grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Ook facturen, bankafschriften en contracten vallen hieronder. Deze stukken vormen de kern van je boekhouding en moeten dus de volle 7 jaar beschikbaar blijven.
Waarom 10 jaar voor onroerend goed
Voor onroerende zaken geldt een afwijkende termijn van 10 jaar. Dit hangt samen met de btw-herzieningsregeling: voor onroerend goed kan de btw nog tot 10 jaar na ingebruikname worden herzien. Daarom moet je de bijbehorende gegevens, zoals aankoopfacturen en notariële stukken van een pand, een jaar of tien bewaren.
Afspraken kunnen de termijn aanpassen
In sommige gevallen kun je met de Belastingdienst afspraken maken over een kortere bewaartermijn voor bepaalde detailgegevens. De basisgegevens en de stukken rond onroerend goed vallen daar echter nooit onder; daarvoor blijven de 7 en 10 jaar altijd staan.
Digitaal of op papier bewaren
Je mag je administratie digitaal bewaren, ook als je facturen oorspronkelijk op papier ontving. Voorwaarde is dat de gegevens authentiek en leesbaar blijven en dat je ze binnen redelijke tijd kunt tonen bij een controle. Een digitaal archief met goede back-ups voldoet prima en scheelt je een hoop ruimte aan ordners. Bewaar bij het digitaliseren wel de inhoud volledig en controleer of niets verloren gaat.
Tot slot
Houd voor je zakelijke administratie de bewaartermijn van 7 jaar aan, en 10 jaar voor gegevens over onroerend goed. Reken vanaf het einde van het boekjaar en zorg voor een geordend, goed doorzoekbaar archief. Zo sta je sterk bij een controle en voorkom je problemen met de Belastingdienst.
