Voor een team van 20 medewerkers dat hybride werkt, heb je in de praktijk zo'n 12 tot 14 vaste werkplekken nodig. De vuistregel die facilitair managers hiervoor gebruiken is de flexfactor: het aantal bureaus gedeeld door het aantal medewerkers. Bij hybride werken met twee tot drie kantoordagen per week ligt een gezonde flexfactor tussen de 0,6 en 0,7. Maar dat gemiddelde verdient wel wat nuance, want de verdeling over de week bepaalt of het echt werkt.
De rekensom achter de flexfactor
Stel dat je 20 medewerkers gemiddeld drie dagen per week naar kantoor komen. Over een week van vijf werkdagen betekent dat 60 kantoordagen, oftewel gemiddeld 12 aanwezige mensen per dag. In theorie zouden 12 bureaus dus genoeg zijn. In de praktijk komt vrijwel niemand gelijkmatig verdeeld: dinsdag en donderdag zijn in de meeste Nederlandse kantoren veruit het drukst, terwijl het op vrijdag vaak uitgestorven is. Op zo'n piekdag kan zomaar 80 procent van je team tegelijk aanwezig zijn, en dan heb je 16 plekken nodig.
Stuur op de piek, niet op het gemiddelde
Wil je nooit iemand zonder plek laten zitten, dan dimensioneer je op de drukste dag en kom je bij 20 medewerkers uit op 15 tot 16 werkplekken. Wil je efficiënter met vierkante meters omgaan, dan kies je bewust voor 12 tot 14 plekken en spreid je de drukte met teamafspraken: bijvoorbeeld team A op maandag en dinsdag, team B op donderdag. Veel bedrijven gebruiken daarvoor tegenwoordig een reserveringssysteem of simpelweg een gedeelde agenda. Het scheelt fors: elke werkplek die je niet hoeft in te richten bespaart al snel enkele duizenden euro's aan meubilair plus jaarlijks terugkerende kosten voor huur, energie en schoonmaak.
Vergeet de andere soorten plekken niet
Een veelgemaakte fout is alle vrijgekomen ruimte volzetten met bureaus. Hybride werkers komen juist naar kantoor om samen te werken, te overleggen en elkaar te ontmoeten; geconcentreerd werk doen ze vaak thuis. Reken daarom voor een team van 20 mensen naast de 12 tot 14 bureaus op minimaal twee overlegruimtes, een of twee belcellen voor videocalls en een informele zithoek. De verhouding verschuift dus van louter werkplekken naar een mix van werken, overleggen en ontmoeten.
Houd rekening met de arbo-eisen
Ook bij flexplekken blijven de ergonomische eisen gewoon gelden: in hoogte verstelbare stoelen, voldoende daglicht en per persoon minimaal enkele vierkante meters vrije vloeroppervlakte. Omdat verschillende mensen dezelfde plek gebruiken, zijn snel verstelbare bureaus en stoelen belangrijker dan bij vaste plekken. Een dockingstation en een extern beeldscherm op elke flexplek voorkomen bovendien dat medewerkers de hele dag gebogen boven een laptop zitten.
Begin klein en meet wat er gebeurt
De beste aanpak: start met 14 plekken voor je 20 medewerkers en houd twee tot drie maanden de werkelijke bezetting bij, desnoods gewoon met een turflijstje per dag. Blijkt de piek structureel hoger, dan kun je altijd nog een plek of twee toevoegen. Andersom geldt het ook: staan er elke dag vier bureaus leeg, dan kun je die ruimte beter ombouwen tot een extra overlegplek.
De conclusie is dus: 12 tot 14 werkplekken volstaan voor 20 hybride werkende medewerkers, mits je de kantoordagen een beetje spreidt en de bespaarde ruimte investeert in overleg- en ontmoetingsplekken.
