Een kantoor inrichten kost al snel duizenden euro's en de besparing zit zelden waar je hem zoekt. Wie goedkoop een kantoor wil inrichten, wint het meest met twee beslissingen die vallen voordat er iets in een winkelmandje ligt: tel eerst hoeveel werkplekken je echt nodig hebt en kies voor refurbished meubilair. Refurbished betekent dat een meubel is nagekeken, gereinigd en voorzien van nieuwe officiële onderdelen.Dat tweede punt is waar het geld zit: een bureaustoel van een A-merk koop je refurbished voor een fractie van de nieuwprijs.
Stap 1: tel je werkplekken voordat je meubels kiest
De goedkoopste werkplek is de werkplek die je niet koopt. Breng daarom eerst in kaart hoeveel mensen er tegelijk op kantoor zitten. Werkt je team deels thuis of op wisselende dagen, dan staan vaste bureaus voor iedereen een groot deel van de week leeg.
Met flexwerkplekken deel je bureaus tussen medewerkers die elkaar afwisselen, waardoor je minder meubels nodig hebt voor hetzelfde aantal mensen. Bepaal daarnaast of je een aparte ruimte wilt voor overleg of bellen. Die keuze verschuift je budget van bureaus naar een vergadertafel of een belcel, en je geeft het maar één keer uit.
Stap 2: zet je inrichting op de investeringsbegroting
Kantoorinventaris is geen losse aankoop maar een bedrijfsmiddel. Bureaus en kasten horen volgens de KVK bij je vaste activa, de spullen die langer dan een jaar in je bedrijf blijven, en die zet je op je investeringsbegroting. Daarin kijk je een tot drie jaar vooruit, zodat je weet hoeveel geld je nodig hebt voordat je iets bestelt.
Die vooruitblik verandert je aankoopgedrag. Groei je volgend jaar van zes naar tien mensen, dan bestel je nu geen zes bureaus uit een serie die dan niet meer leverbaar is. De KVK adviseert bij grote investeringen offertes van twee tot drie leveranciers naast elkaar te leggen. Doe dat ook voor meubilair, want op een complete inrichting lopen de bedragen ver uiteen.
Stap 3: kies refurbished waar nieuw het hardst aantikt
Refurbished meubilair is geen afdankertje. De term staat voor een revisie die een meubel doorloopt voordat het opnieuw in de verkoop komt:
technisch en visueel nakijken en versleten of defecte onderdelen vervangen door nieuwe officiële onderdelen;
waar nodig opnieuw stofferen of spuiten;
grondig reinigen, zodat het meubel er weer als nieuw uitziet.
Daar zit ook meteen de verklaring voor de besparing: je betaalt de revisie, niet de nieuwprijs. Bij Offeco vind je bijvoorbeeld refurbished kantoormeubilair van merken als Herman Miller, Steelcase, Haworth, Vitra en Ahrend.
Let bij de aanschaf op de garantie. Die verschilt per product, loopt van 12 tot 60 maanden en staat bij het product zelf vermeld. Vraag bij een complete inrichting ook om een offerte op maat. Die krijg je bij Offeco binnen een werkdag terug en daarmee heb je precies het vergelijkingsmateriaal waar stap 2 om vraagt.
Stap 4: bezuinig op het meubel, niet op de afmeting
Er is één plek waar goedkoop duur uitpakt en dat is de maat. Een bureau dat te ondiep is voor een monitor op armlengte, of een stoel die niet bij de lengte van de gebruiker past, kost je geen geld maar wel werkplezier. Een goed afgestelde werkplek kan helpen klachten bij langdurig zitten te verminderen en dat effect verlies je zodra de afmetingen niet kloppen.Bepaal daarom eerst de juiste maat qua bureau’s en de verstelbaarheid van de stoelen en kijk pas daarna naar de prijs. Een refurbished stoel van een A-merk heeft dezelfde verstelbare armleuningen, zithoogte en rugsteun als hetzelfde model nieuw. Bestel je een hele inrichting in één keer, kijk dan ook naar de bedenktijd die de aanbieder geeft. Offeco houdt 90 dagen aan en dat is ruim genoeg om een werkplek een paar weken echt te gebruiken voordat je beslist.
Goedkoop kantoor inrichten draait om volgorde
Goedkoop een kantoor inrichten begint niet bij de goedkoopste stoel. Het draait om minder werkplekken kopen dan je dacht nodig te hebben, een begroting die een paar jaar vooruitkijkt en A-merken die je refurbished aanschaft in plaats van nieuw. Doe je het in die volgorde, dan zit je team op de A-merken die je normaal alleen bij grote kantoren ziet staan, terwijl je begroting eruitziet alsof je hebt beknibbeld.
