Een klant betaalt je factuur van 1.000 euro maar niet, en op een gegeven moment wil je incassokosten in rekening brengen. Hoeveel mag dat zijn? Volgens de wettelijke staffel van de Wet Incassokosten reken je over een onbetaalde factuur van 1.000 euro precies 150 euro aan incassokosten. Dat komt doordat over de eerste 2.500 euro een tarief van 15 procent geldt, met een minimum van 40 euro.
Zo werkt de wettelijke staffel
De Wet Incassokosten legt vaste percentages op die aflopen naarmate de schuld groter wordt. Over de eerste 2.500 euro mag je 15 procent rekenen, met altijd minimaal 40 euro. Over het deel tussen 2.500 en 5.000 euro geldt 10 procent, daarboven nog lagere percentages. Bij een factuur van 1.000 euro blijf je volledig in de eerste schijf: 15 procent van 1.000 euro is 150 euro. Was de factuur maar 200 euro geweest, dan kwam 15 procent uit op 30 euro, maar dan reken je het minimum van 40 euro.
Eerst een aanmaning met veertien dagen
Je mag die 150 euro niet zomaar opvoeren. Bij particuliere klanten ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen, de zogeheten veertiendagenbrief. Daarin geef je de klant nog veertien dagen om alsnog te betalen en kondig je het exacte bedrag aan incassokosten aan. Betaalt de klant binnen die termijn, dan mag je geen incassokosten rekenen. Pas daarna mag je de 150 euro bij de schuld optellen.
Verschil tussen zakelijke en particuliere klanten
Bij zakelijke klanten mag je in je algemene voorwaarden afwijken van de wettelijke staffel en bijvoorbeeld hogere incassokosten of een directe ingang afspreken. Heb je niets afgesproken, dan geldt dezelfde wettelijke staffel als bij consumenten en kom je dus ook op 150 euro uit. Voor consumenten zijn de bedragen dwingend: lager mag, hoger niet.
Vergeet de rente niet
Naast incassokosten mag je ook rente rekenen over het openstaande bedrag. Bij bedrijven is dat de wettelijke handelsrente, een percentage dat de overheid elk half jaar vaststelt en dat een stuk hoger ligt dan de gewone wettelijke rente. Die rente loopt door tot het moment dat de klant betaalt, dus hoe langer het duurt, hoe meer er bovenop die 150 euro komt.
Kort gezegd: over 1.000 euro reken je 150 euro incassokosten, mits je eerst netjes de veertiendagenbrief hebt verstuurd. Houd je aan die volgorde, dan staat je vordering juridisch stevig.
