Als een medewerker langdurig ziek wordt, begint er een strak schema te lopen. De Wet verbetering poortwachter schrijft precies voor wie wanneer wat moet doen, en de eerste harde deadline valt eerder dan veel werkgevers denken. De probleemanalyse van de bedrijfsarts is daarbij het startpunt van het hele dossier.
Zes weken: de probleemanalyse
De bedrijfsarts moet uiterlijk in week 6 van de ziekmelding een probleemanalyse opstellen. Meld iemand zich op 1 september ziek, dan moet die analyse er dus uiterlijk rond 13 oktober liggen. In de praktijk plan je de eerste afspraak met de bedrijfsarts daarom al in week 3 of 4, want een consult inplannen en het verslag laten opstellen kost tijd.
In de probleemanalyse beschrijft de bedrijfsarts wat de beperkingen zijn, wat de medewerker nog wel kan, welke werkzaamheden mogelijk zijn en wat de verwachting is voor herstel. Er staat nadrukkelijk geen medische diagnose in. Als werkgever krijg je alleen te horen wat relevant is voor de re-integratie.
Acht weken: het plan van aanpak
Twee weken later, uiterlijk in week 8, moeten werkgever en werknemer samen een plan van aanpak opstellen op basis van die analyse. Daarin leg je vast welke doelen jullie stellen, welke stappen jullie zetten en wie de casemanager is die het proces bewaakt.
Dat plan is geen eenmalig document. Minimaal elke zes weken bespreken jullie de voortgang en leg je die vast in een evaluatie. Die evaluaties vormen samen het re-integratiedossier.
De rest van het schema in het kort
Rond week 42 meld je de langdurige ziekte bij het UWV. Te laat melden levert een boete op. In week 52 volgt de eerstejaarsevaluatie, waarin jullie beoordelen of het spoor nog klopt of dat re-integratie bij een andere werkgever aan de orde is. Tussen week 88 en 91 stel je het re-integratieverslag op, en uiterlijk in week 93 vraagt de medewerker een WIA-uitkering aan.
Wat er gebeurt als je de deadline mist
Het UWV toetst aan het einde van de rit of werkgever en werknemer voldoende hebben gedaan. Ontbreekt de probleemanalyse of is die veel te laat opgesteld, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen. Die houdt in dat je het loon maximaal 52 weken langer moet doorbetalen, bovenop de twee jaar die al gelden. Bij een salaris van 3.500 euro bruto per maand loopt dat al snel op tot ruim 50.000 euro aan extra loonkosten.
Die sanctie wordt niet opgelegd omdat een medewerker niet is hersteld, maar puur omdat de administratieve en inhoudelijke stappen niet aantoonbaar zijn gezet. Het is dus een risico dat volledig binnen je eigen invloed ligt.
Praktische aanpak
Zet bij elke ziekmelding die langer dan twee weken dreigt te duren direct drie herinneringen in de agenda: week 4 voor het consult, week 6 voor de probleemanalyse en week 8 voor het plan van aanpak. Leg alle contactmomenten schriftelijk vast, ook korte telefoongesprekken. Een dossier dat compleet is, is de goedkoopste verzekering die er bestaat in dit traject.
De zes wekengrens is dus geen richtlijn maar een wettelijke deadline. Wie die datum vanaf dag één in beeld heeft, voorkomt dat een ziekmelding uitgroeit tot een financieel probleem.
