Als werkgever wil je je medewerkers eerlijk compenseren voor hun woon-werkverkeer, zonder onnodig loonheffing te betalen. De Belastingdienst staat in 2026 een vast bedrag per kilometer toe dat je onbelast mag vergoeden. Maar hoe hoog is dat bedrag precies, en welke regels gelden er? In dit artikel zetten we de belangrijkste punten voor 2026 op een rij, zodat je het correct en voordelig regelt.
Het maximale onbelaste bedrag per kilometer
In 2026 mag je tot 0,23 euro per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer. Vergoed je meer dan dit bedrag, dan telt het meerdere mee als belast loon. Dit tarief geldt ongeacht het vervoermiddel: of je medewerker nu met de auto, de fiets of het openbaar vervoer komt, je mag 0,23 euro per kilometer onbelast geven.
Een voorbeeld uit de praktijk
Stel, een medewerker reist enkele reis 20 kilometer, dus 40 kilometer per dag, en werkt vier dagen op kantoor. Dat zijn 160 kilometer per week. Tegen 0,23 euro mag je daarvoor 36,80 euro per week onbelast vergoeden, ongeveer 147 euro per maand. Alles wat je daarboven uitkeert, valt onder de loonheffing of kost je werkkostenruimte.
Vaste vergoeding op basis van een aanname
Je hoeft niet elke rit los bij te houden. Je mag een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding afspreken op basis van het aantal reisdagen en de afstand. De praktische regeling gaat ervan uit dat een medewerker een vast aantal dagen per week reist. Wijzigt het patroon structureel, bijvoorbeeld door meer thuiswerken, dan pas je de vergoeding daarop aan.
Openbaar vervoer apart vergoeden
Reist je medewerker met het openbaar vervoer, dan mag je naast de 0,23 euro per kilometer ook kiezen om de werkelijke kosten van de OV-kaartjes volledig onbelast te vergoeden. Je mag echter niet beide tegelijk voor dezelfde reis toepassen. Kies dus per situatie de regeling die het beste past.
Let op de werkkostenregeling
Vergoedingen boven het onbelaste maximum kun je onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Overschrijd je die ruimte, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere. Houd je administratie daarom nauwkeurig bij, zodat je niet voor een onverwachte naheffing komt te staan.
In 2026 mag je dus 0,23 euro per kilometer onbelast vergoeden voor het woon-werkverkeer van je personeel. Met een heldere afspraak over reisdagen en afstand houd je het simpel en fiscaal voordelig. Controleer jaarlijks of het tarief is aangepast, want de Belastingdienst kan dit bedrag wijzigen.
